Vi tager beskyttelse af dine persondata alvorligt

For at beskytte dine persondata bedst muligt, vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri, eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

 

Vi er dataansvarlige (men kan i visse situationer være databehandlere)

Når vi behandler persondata om kunder og andre som led i driften af vores virksomhed, er vi at betragte som dataansvarlige eller databehandlere. Hvor vidt vi er dataansvarlige eller databehandlere afhænger af den konkrete situation. Nedenfor har vi angivet de typiske situationer ud fra vores relation til dig.

Behandling af personoplysninger for dig som kunde:

Når vi håndterer personoplysninger om eller for dig som kunde – herunder kontaktoplysninger på dine medarbejdere mv. – gør vi det for at løse en opgave, som du har bedt os om at hjælpe dig med. Vi vurderer, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger, der er nødvendige og relevante, og hvor længe personoplysningerne skal opbevares. Når vi er dataansvarlig i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen.

I forbindelse med opgaver som omfatter oprettelse af vores kunders medarbejdere og kontaktpersoner i de systemer, som vi hjælper dig som kunde med at administrere, herunder tildeling af rettigheder, oprettelse af mail adresser m.m., agerer vi som databehandlere for dig som kunde. I denne forbindelse er der indgået en særskilt databehandleraftale, som beskriver disse forhold nærmere.

Vi leverer ligeledes ydelser fra underleverandører, som i relation til persondatareglerne er underdatabehandlere til os. Dette kan være i forbindelse med levering af hosting og back-up. Vores underleverandører, som er i berøring med persondata, fremgår ligeledes af de databehandleraftaler, der er indgået med dig som kunde.

Behandling af personoplysninger for andre parter end kunder:

I forbindelse med varetagelsen af opgaver for vores kunder, vil der være situationer, hvor vi skal håndtere personoplysninger om andre parter med relation til kunden eller opgaven, f.eks. medarbejdere, og kundens kunder (patienter). Overfor sådanne parter vil vi som oftest være databehandlere.

 

Rekruttering

Som dataansvarlig for persondata i en jobansøgning skal vi sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter persondatalovgivningen.

I forbindelse med at du sender en jobansøgning til os, er det vigtigt at gøre dig bekendt med vores politik for behandling af dine personoplysninger. Dette gælder uanset, om du søger uopfordret eller på baggrund af et stillingsopslag.

De personoplysninger, du afgiver i forbindelse med din jobsøgning til os, bliver alene anvendt og opbevaret til brug for gennemførelse af en rekrutteringsproces, samt i forbindelse med en eventuel ansættelse. Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.

Bemærk, at i visse tilfælde vil dine oplysninger blive videregivet til andre virksomheder involveret i et rekrutteringsforløb – herunder rekrutteringsfirmaer og udbydere af personlighedstests etc. Videregivelse af dine personoplysninger til andre virksomheder sker i henhold til skriftlige aftaler med de pågældende parter, som overholder de gældende regler, herunder krav til fortrolighed samt sletning af oplysninger efter rekrutteringsprocessens afslutning.

Vi kan også indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesinstitutioner eller andre relevante parter. Du kan derfor blive bedt om at give samtykke til indhentelse af referencer, som vi kan kontakte, hvis vi vurderer, at du skal videre i processen.

Vi vil i visse situationer også foretage et baggrundstjek ved at søge oplysninger om dig via offentligt tilgængelige kilder såsom sociale medier (f.eks. LinkedIn, Facebook, Google).

Vi indhenter ikke følsomme personoplysninger (herunder helbredsoplysninger) uden dit udtrykkelige samtykke. I forbindelse med din ansøgning opfordres du til at oplyse om eventuelle helbredsmæssige forhold, som har væsentlig betydning for dine muligheder for at udføre det job, du søger. Du har faktisk pligt til at oplyse herom i henhold til helbredsoplysningsloven.

Vi opbevarer dine oplysninger hos eksterne leverandører indenfor EU/EØS i henhold til skriftlige databehandleraftaler, som overholder de gældende regler. Vi opbevarer dine oplysninger indtil vi har gennemført og afsluttet rekrutteringsprocessen, dog maksimalt en periode på 6 måneder. Hvis du bliver ansat, vil din ansøgning blive opbevaret i løbet af dit ansættelsesforhold.

Vores kontaktperson ved rekruttering og behandling af persondata i den forbindelse er Carsten Olesen

 

Kontaktoplysninger

Vi har udpeget Dan Christensen som overordnet ansvarlig for virksomhedens behandling af persondata. Han kan kontaktes på dataansvarlig@fodform.dk

 

Vi sikrer fair og transparent databehandling

Når vi beder dig om at stille dine persondata til rådighed for os, oplyser vi dig om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for indsamling af dine persondata.

Hvis vi indhenter data om dig fra andre, fx en leverandør, myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig om det senest 30 dage efter, vi har indhentet dine persondata – men normalt hurtigere. Vi oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver os adgang til at indhente dine persondata.

 

Vi anvender flere typer persondata

Vi anvender de persondata, som er nødvendige og relevante for varetagelsen af den konkrete opgave for vores kunder.

De data, vi anvender, kan – afhængig af karakteren af opgaven – omfatte:

Almindelige persondata

Almindelige persondata kan f.eks. være oplysninger om navn, adresse samt yderligere kontaktoplysninger, oplysninger om økonomiske forhold mv. Karakteren af oplysninger vi indhenter, afhænger af opgavens karakter.

CPR-numre

I en række sammenhænge er vi nødt til at behandle CPR-numre for vores kunder.

Følsomme oplysninger

I en række sammenhænge foretager vi behandling af følsomme persondata for vores kunder, såfremt vores kunder i deres it-systemer behandler følsomme persondata, som ofte fremgår af journaloplysninger. Følsomme persondata kan være helbredsoplysninger, genetiske og biometriske data, oplysninger om racemæssig/etnisk oprindelse, politisk, religiøst eller filosofisk tilhørsforhold, oplysninger om seksuelle forhold, oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt oplysninger om strafbare forhold.

Følsomme oplysninger behandles med særlig fortrolighed, også af de underleverandører, som har ansvaret for denne type data.

 

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer persondata i forbindelse med bestemte formål i forbindelse med varetagelse af opgaver for vores kunder eller som led i vores egne forretningsmæssige formål.

Vores baggrund for at behandle persondata er for at varetage en opgave for vores kunde.

 

Vi behandler kun relevante og nødvendige persondata

Vi behandler kun persondata om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Vi anvender således ikke andre persondata, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

Derudover behandler vi kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål.

Det kan være bestemt ved lovgivning, hvilken type persondata, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse, som påhviler os i henhold til lovgivning.

Med henblik på at sikre, at vi alene behandler relevante og nødvendige persondata for hvert af vores bestemte formål, anvender vi IT-løsninger, der bidrager til at sikre, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også via interne retningslinjer, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

For at beskytte dig mod, at uvedkommende får adgang til dine persondata, benytter vi IT-løsninger, der sikrer, at persondata kun er tilgængelige for relevante medarbejdere.

Da vores service er afhængig af, at dine persondata er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine persondata. Du kan kontakte den relevante advokat herom, eller benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer.

For at sikre kvaliteten af dine persondata, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af de pågældende persondata.

Persondata indhentet i forbindelse med behandlingen af konkrete opgaver vil blive opbevaret en passende periode efter opgavens afslutning. Dette vil normalt være i en periode på 5 år, blandt andet med udgangspunkt i reglerne for føring af journaler og bogføringslovens regler.

 

Vi har altid et lovligt grundlag for at behandle dine persondata

Når vi behandler dine persondata, sikrer vi os, at vi altid har et lovligt grundlag for at behandle dine oplysninger.

Som oftest behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores aftale om at opfylde en aftale med vores kunder og vores legitime interesse i at behandle dine persondata.

Hvis vi ønsker at anvende dine persondata til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og – såfremt det er nødvendigt – beder vi om dit samtykke, før vi påbegynder databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

 

Vi videregiver ikke dine persondata uden et lovligt grundlag

Vi sikrer os altid, at der er et lovligt grundlag, inden vi videregiver dine persondata til tredjepart.

Vi indhenter ikke dit samtykke, hvis vi er retligt forpligtede til at videregive dine persondata, f.eks. som led i indberetning til en myndighed.

Vi videregiver ikke dine persondata til modtagere i tredjelande, dvs. lande udenfor EU/EØS-området.

 

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og persondata som i øvrigt anses at være fortrolige. Vi kontrollerer den faktiske adgang gennem tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt og i henhold til de i lovgivningen fastsatte regler herom.

Såfremt dine persondata behandles af en ekstern samarbejdspartner/underleverandør, fx i forbindelse med en cloud-løsning, sikrer vi os, at der er indgået databehandleraftale og at den pågældende samarbejdspartner har betryggende sikkerhedsprocedurer, og at efterlevelse af disse løbende auditeres, f.eks. ved anvendelse af it-leverandører, der opretholder en relevant certificering om IT- og informationssikkerhed.

 

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har som kunde til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de persondata, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, se ovenfor

Såfremt du ikke er kunde, men vi behandler persondata om dig som led i en opgave for en kunde, har du som udgangspunkt ret til at få oplyst, hvilke persondata vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager persondata om dig, i det omfang vi videregiver dine persondata.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores persondataansvarlige, jf. ovenfor.

 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har andet lovligt grundlag for behandling af dine persondata. Hvis du mener, at dine persondata ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne ovenfor til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

 

Du har ret til at modtage dine egne data i elektronisk form (ret til dataportabilitet)

Du har ret til – i elektronisk form – at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler persondata om dig som led i en kontrakt, hvor du er aftalepart, kan du også få tilsendt dine data.

Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format via e-mail eller på et USB-stick.

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.

 

Du kan klage over uretmæssig behandling af dine persondata

Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, bør du først drøfte dette med os. Du kan også klage til den person, som vi har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål, jf. ovenfor.

Mener du, at dine persondata ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk